Vi behandler oplysninger om medarbejdere hos samarbejdspartnere, for at samarbejdet kan fungere, og vi kan udføre vores arbejde.
Ud over at være omfattet af den generelle databeskyttelseslovgivning er LD Fonde også underlagt en række yderligere krav, som har betydning for behandlingen af personoplysninger. Det drejer sig bl.a. om:
- Udbudsloven, som forpligter LD Fonde til at udvælge samarbejdspartnere gennem konkurrenceudsættelse.
- Forvaltningsloven, som forpligter LD Fonde til at kunne redegøre for sin forvaltning.
- Arkivmæssige forpligtelser for offentlige myndigheder, som betyder, at LD Fonde skal aflevere en række arkiver til Rigsarkivet.
- EU's markedsmisbrugsforordning, som omfatter et forbud mod videregivelse af insiderviden om børsnoterede selskaber og værdipapirer.
- Et generelt krav om fortrolighed vedr. investeringssamarbejder, hvor LD Fonde forpligter sig til at hemmeligholde oplysninger om andre økonomiske interessenter.
Oplysninger, formål og behandlingsgrundlag
De oplysninger, LD Fonde behandler om medarbejdere hos samarbejdspartnere, er såkaldte almindelige oplysninger om navn, mailadresse, telefonnummer, titel, ansættelsessted, referenceforhold, CV og kompetencer. Der kan endvidere forekomme oplysninger om fysiske personers privatøkonomiske relationer til en investeringssag.
Vi modtager oplysninger fra den pågældende person selv eller fra den virksomhed, som personen arbejder hos.
Eksempelvis modtager og behandler vi oplysninger om udvalgte medarbejdere fra virksomheder, der afgiver tilbud på en kontrakt, vi har udbudt, i det omfang det er nødvendigt, for at LD Fonde kan vurdere, om tilbudsgiver opfylder kravene i udbudsbetingelserne. Derudover modtager og behandler vi kontaktoplysninger på kontaktpersonen hos de forskellige tilbudsgivere. Oplysningerne behandles i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, da det er nødvendigt for at udføre de opgaver, vi er blevet pålagt som følge af vores virke som fond etableret i henhold til bekendtgørelse af lov om Lønmodtagernes Dyrtidsfond.
Behandlingsaktiviteter
Vi behandler personoplysninger om medarbejdere hos samarbejdspartnere i følgende sammenhænge:
- Ved vurdering af indkomne tilbud og udvælgelse af samarbejdspartnere i forbindelse med udbud samt korrespondance med kontaktpersoner hos disse samarbejdspartnere.
- Kontaktpersoner og beslutningstagere i et løbende samarbejde.
- Kontaktpersoner og beslutningstagere i investeringssager mv., hvor LD Fonde skal udøve sine aktionærrettigheder og beskytte sin investering.
- Dialogpartnere i faglige netværk, som har relevans for LD Fonde.
Der kan ske videregivelse af kontaktinformation til 3. parter, som deltager i samarbejdet eller fungerer som rådgivere for LD Fonde, f.eks. advokatfirmaer, revisorer eller konsulenter.
Videregivelse af fortrolige personoplysninger kan ske til LD Fondes rådgivere eller konsu-lenter, såfremt disse er underlagt en tavshedspligt. Det vil bl.a. gælde personoplysninger, der gives til LD Fonde som led i arbejdet med en investeringssag. Endvidere kan personoplysninger, der er givet til LD Fonde som led i tilbudsgivning f.eks. på udbudte kontrakter, indgå i en evalueringsproces af det afgivne tilbud.
Opbevaringsperiode
Vi opbevarer personoplysninger om udvalgte medarbejdere samt kontaktpersonen hos den tilbudsgiver, der vinder det pågældende udbud, i op til 3 år efter kontraktens udløb, eller længere hvis det er påkrævet i henhold til lov eller nødvendigt for potentielle eller aktuelle krav mellem LD Fonde og tilbudsgiver.
Vi opbevarer personoplysninger om udvalgte medarbejdere samt kontaktpersonen hos tilbudsgivere, der ikke vinder det pågældende udbud, i op til 6 måneder, efter tilbudsgiver er blevet informeret om, at denne ikke har vundet udbuddet, jf. § 7, stk. 2, nr. 3 i bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud. Oplysningerne kan opbevares længere, hvis det er påkrævet i henhold til lov eller nødvendigt for potentielle eller aktuelle krav mellem LD Fonde og tilbudsgiver.
Dine rettigheder
Du har ret til at anmode om indsigt i og berigtigelse og sletning af dine personoplysninger. Du har også ret til at anmode om begrænsning af behandlingen, at gøre indsigelse mod behandlingen samt anmode om retten til at få udført dataportabilitet. Udøvelsen af disse rettigheder kan være underlagt visse betingelser eller begrænsninger alt efter omstændighederne omkring den pågældende behandling og/eller din særlige situation.
Ønsker du at udøve ovennævnte rettigheder, eller har du spørgsmål i relation til vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os eller vores databeskyttelsesrådgiver her:
